パワポの作り方のコツ！構成とデザインのポイントを徹底解説

「パワーポイントでうまく資料が作れないという悩みを抱えていませんか？」

ビジネスシーンでよく使われるパワーポイントですが、内容が伝わりにくいスライドはビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。

しかし、構成やデザインのコツを押さえれば伝わる資料を作成できます。

この記事では以下のことについて解説します。

• 構成面でのパワポの作り方のコツ
• デザイン面でのパワポの作り方のコツ

パワポの作り方のコツ＜構成編＞

パワーポイントの資料を作るには、まずプレゼンの目的を明確にする必要があります。

なぜなら、目的に応じて効果的なプレゼンの構成方法が異なるからです。

例えば、相手に理解してほしい時と、相手を説得したい時に有効なプレゼンの構成はそれぞれ異なります。

プレゼンの目的を明確にし、内容を整理してから構成作成に取りかかりましょう。

プレゼンの基本構成

プレゼンの最も基本的な構成は以下の通りです。

1. 序論
2. 本論
3. 結論

序論は、プレゼンの導入にあたり、プレゼンの目的や流れを説明するパートです。このパートで聞き手に興味を持ってもらえるかどうかがプレゼン成功の1つのポイントになります。現状の問題点や課題などを挙げ、プレゼンの論点を明確にしましょう。

本論は、プレゼンのメインとなる最も伝えたいことを話すパートです。序論で問題提起した内容に対する解決策や考察を、具体例やデータを用いながら展開します。

結論は、プレゼンの「まとめ」「締めくくり」を行うパートです。序論で述べた目的や、本論で特に強調したい部分を再度述べると良いですよ。

DESC法

DESC法は、相手を尊重しながら自分の意見を伝えるコミュニケーション技法の1つで、以下の4つの頭文字を表しています。

1. Describe（描写）：課題や相手の現状を客観的に描写し、事実のみを伝える
2. Explain（説明）：D（Describe）で伝えた事実に対し、主観的な意見を述べる
3. Suggest（提案）：具体的な対策や解決案を提案する
4. Choose（選択）：提案が受け入れられた場合、受け入れられなかった場合それぞれに対する結果や選択肢を提示する

DESC法は意見の異なる相手から同意を得たい時や、説得や交渉のシーンで有効です。

SDS法

SDS法は、結論を端的に伝えることができる手法で、以下の4つの頭文字を表しています。

1. Summary（要点）：伝えたいことの要点を最初に明示する
2. Details（詳細）：S（Summary）の内容を具体的に話す
3. Summary（要点）：再度要点を伝える

SDS法は短時間で分かりやすく情報を伝えたい時に有効な方法です。

PREP法

PREP法はビジネスの場面で多く利用されている手法で、以下の4つの頭文字を表しています。

1. Point（結論）：結論を伝える
2. Reason（理由）：結論の理由を説明する
3. Example（事例、具体例）：理由の根拠となる具体例を提示する
4. Point（結論）：結論を再度伝える

PREP法には以下のメリットがあります。

1つ目のメリットは、「結論」を最初に提示することによって相手が話の概要を把握できる点。その後に理由、具体例が続くことで結論に至った理由や根拠について理解しやすくなるのが2つ目のメリットです。更に、最後に結論を改めて述べることで記憶に残りやすいのもメリットと言えます。

PREP法は相手に理解を促したい時に有効な手法と言えるでしょう。

パワポの作り方のコツ＜デザイン編＞

パワーポイントの内容そのものはもちろん、デザインも相手に伝わるかを大きく左右するポイントです。

何を伝えたいのか一目では分からないスライドや、グラフや図が見にくいスライドに出会ったことがある人もきっと多いでしょう。

読みやすい、伝わりやすいスライド作りには一定のコツや法則があります。

少しの工夫でパワーポイントはぐっと伝わりやすくなりますので、是非相手が見やすくなるコツを意識しながらスライドを作成してみてください。

読みやすいフォントを使用する

パワーポイントにおいては、メイリオというフォントが読みやすく資料作成にオススメです。

メイリオは元々読みやすさを重視して作られたフォントであり、全ての文字が同じ横幅になっているのが読みやすさの理由とされています。また角が立たない丸みを帯びた形をしているため、メイリオを使用すると柔らかい印象になりますよ。

Windowsのパワーポイントに標準搭載されているため、特別な準備なしで使用できるのも嬉しいポイント。

また、游ゴシックの使用もオススメです。メイリオと比べて硬派な印象になります。

文章が多い場合はメイリオより読みやすいという意見もあります。

目的に合わせてフォントサイズを選定する

パワーポイントの発表の場としては以下のようなシーンが挙げられます。

• パワーポイントがスクリーンに投影される場合
• 配付資料として手元で確認する場合
• スクリーン投影と手元資料が両方ある場合

最適なフォントサイズはシーンによって異なります。

資料をスクリーンに投影する場合は、24pt以上のフォントサイズが推奨されています。

会場やスクリーンのサイズによっても変わりますが、一般的には会場が大きくなるに従ってフォントサイズも更に大きくしたほうが良いでしょう。

小さい文字は会場後方からはほとんど見えません。

一方、手元で確認できる資料の場合は12pt～14ptのフォントサイズでも十分に読みやすいです。

スクリーン投影と手元資料の両方ある場合は、タイトルが24pt程度、本文は16～18ptにするとスクリーンと手元資料のどちらでも読みやすい大きさになります。

1スライド1メッセージを意識する

1つのスライドに載せるメッセージは1つに絞りましょう。

複数のメッセージが詰め込まれたスライドは情報量が多く、読み手に伝わりにくくなってしまうためです。

メッセージを1つに絞ることで、メッセージが明確になり読み手が理解しやすくなります。

更に、1つのスライドに1つのメッセージを意識してスライドのストーリーを作成すると、メッセージを追うことで論理的で分かりやすいパワポが自然と完成するでしょう。

見る人の視線の動き方を意識する

文字や流れの配置は見る人の視線の動き方を意識しましょう。人の視線の動きには一定の法則があるため、視線の動きを意識してスライドを作成すると、読み手が理解しやすい資料になりますよ。

日本語の横書きの文章において、基本的に見る人の視線は左上から右下に動きます。

その中でもいくつか視線のパターンを押さえておきましょう。

【視線の動き方】Z型

Z型は、ユーザーの視線がアルファベットのZのように左上→右上→左下→右下の順で動くパターンです。

画像が均等に並んでいるスライドに使うのがオススメですよ。

読み手の視線は特に左上と右下で止まるため、重要なメッセージは左上や右下に配置すると良いでしょう。

【視線の動き方】F型

F型は、ユーザーの視線がアルファベットのFのように左上→右上→左下→右下→（この後も同様）の順で動くパターンです。

元々Web媒体で使用されることが多いパターンですが、パワポの場合は文字が多いスライドやリスト型の構成のスライドに使うのがオススメですよ。

F型の視線移動では読み手は上部の情報に最も集中するため、重要な情報は一番上の段に配置し、下側は補足情報にするのが良いでしょう。

【視線の動き方】逆N型

逆N型は、ユーザーの視線がアルファベットのNを逆にしたように左上→左下→右上→右下の順で動くパターンです。

例えば、学会のポスター発表などでスライドを並べてポスターを作る場合は逆N型にスライドを配置するのが伝わりやすいと言われています。

重要な情報があったり、大きなグラフを入れたい場合にも逆N型の配置はオススメですよ。

使う色は3色までに抑える

スライドで使う色は、背景色、メインカラー、アクセントカラーの3色までに抑えましょう。

色を多く使いすぎると視認性が下がり、重要な情報も分かりづらくなってしまいます。

3色は背景色：メインカラー：アクセントカラー＝70：25：5の比率で使うのがオススメです。

3色が難しい場合も、5色までにしておくのが良いですよ。

配置や大きさを揃える

スライドで使用する画像や文字は、配置や大きさを揃えましょう。

画像や文字の配置がバラバラであったり、大きさが揃っていないスライドはとても見づらく、読み手にストレスを与えてしまいます。

パワーポイントに標準搭載されている「上下中央揃え」「左右中央揃え」「左揃え」「上揃え」といった機能で簡単に配置を整えられるので、活用するのがオススメです。

また、「左右に整列」「上下に整列」という機能を使えば等間隔で図形や画像を並べられますよ。

余白や改行を意識する

スライド内の余白や改行にも気を配りましょう。

情報を入れすぎて余白が少なくなったスライドは、視覚的にも読み手に分かりづらくなってしまいます。

更に、ある程度長い文章をスライドに入れる場合は、改行も気をつけたいポイントです。

単語の途中で改行されていると非常に読みづらい文章になるため、単語や文節の区切りで改行するよう気をつけましょう。

文字数を最小限に抑える

文字数を最小限に抑えるのも伝わりやすいパワポを作るコツです。

ついつい色々な情報や文字を入れたくなってしまいますが、情報量が多いほど読み手は理解に時間がかかってしまいます。

思い切って文字を減らし必要最低限にする方が伝わりやすくなりますよ。

コントラストをはっきりさせる

フォントのサイズや色など、コントラストをはっきりさせるのも伝わるパワポ作りには不可欠です。

伝えたいメッセージや情報の重要性に応じてフォントサイズを変えたり、色を変えたりしてみましょう。その際、情報や重要性の階層が同じメッセージで使うフォントサイズや色を統一すると良いですよ。

特に重要な情報はフォントを大きくしたり目立つ色に変えたりすると伝わりやすくなります。

関連する要素の配置を近くする

関連する要素は近くに配置しましょう。

例えば、スライドに「画像」と「その画像を説明する文章」を載せる場合、画像と文章は近くに配置するのがポイントです。

関連する要素が離れて配置されていると、読み手が情報を結びつけるために時間がかかるため、相手の理解に余分な負担をかけてしまいます。

一目見て関連する要素が結びつけられるようなデザインにすると良いですね。

まとめ：構成とデザインを意識して伝わるパワポを作ろう！

ビジネスシーンにおけるパワーポイント作成には、構成とデザインの両方の面から工夫することが重要です。

まずは伝えたい内容を整理し、プレゼンの目的に応じて論理構成を決めましょう。相手に理解してほしいのか、説得したいのかで効果的な構成が変わります。

構成が決まり実際にパワーポイントを作る際は、情報量を絞って相手が理解しやすいデザインにするのが不可欠です。

伝わるパワポでビジネスチャンスをしっかり掴みましょう！